Legal Archiving Specialist

In this role, You will be responsible for Managing Administration activities to ensure implementation of sector requirements, and identify improvement opportunities that contribute to achieving short and medium-term strategic objectives within defined key performance indicators, agreed budgets, and approved policies and procedures.

You will be responsible for

Collect, preserve, and maintain legal documents and records, ensuring they are stored securely and retained according to legal and organizational requirements.

Develop and implement efficient systems for organizing, categorizing, and retrieving documents and files, promoting easy access and streamlined workflow for the legal team.

Assess and prioritize documents for digitization, creating and managing digital archives and databases to ensure long-term accessibility and preservation.

Ensure the security and confidentiality of sensitive and classified information, developing protocols to protect against unauthorized access or data breaches.

Develop, enforce, and regularly update policies and procedures for archiving and preserving documents, ensuring compliance with legal documentation requirements and industry standards.

Conduct regular audits of the legal archives to verify the accuracy, completeness, and integrity of stored records, coordinating with the legal team to identify and obtain any missing or necessary documents.

Perform other activities as and when required.

You will need:

Bachelor’s degree in Law of equivalent is preferred

At least 1 years of experience in relevant field

We are a Saudi government entity that aims to hire & build top talent in the Tourism industry. We look forward to receiving your application!

تأسست الهيئة السعودية للسياحة كإحدى الركائز الأساسية لتحقيق رؤية 2030 حسب توجيه خادم الحرمين الشريفين وولي العهد. انضم إلينا للمشاركة في تحقيق الرؤية وخلق أكثر من مليون فرصة عمل في مجال السياحة والترحيب بأكثر من 100 مليون زائر للمملكة العربية السعودية

في هذا الدور ستكون مسؤولاً عن أنشطة الإدارية لضمان تنفيذ متطلبات القطاع، وتحديد فرص التحسين التي تساهم في تحقيق الأهداف الإستراتيجية قصيرة ومتوسطة المدى ضمن مؤشرات أداء رئيسية محددة، وميزانيات متفق عليها، وسياسات وإجراءات معتمدة..

مهام الوظيفة

جمع وحفظ وصيانة الوثائق والسجلات القانونية، والتأكد من تخزينها بشكل آمن والاحتفاظ بها وفقًا للمتطلبات القانونية والتنظيمية.

تطوير وتنفيذ أنظمة فعالة لتنظيم وتصنيف واسترجاع الوثائق والملفات، وتعزيز سهولة الوصول وتبسيط سير العمل للفريق القانوني.

تقييم وإعطاء الأولوية للوثائق للرقمنة، وإنشاء وإدارة الأرشيفات وقواعد البيانات الرقمية لضمان إمكانية الوصول إليها والحفاظ عليها على المدى الطويل.

ضمان أمن وسرية المعلومات الحساسة والمصنفة، وتطوير بروتوكولات للحماية من الوصول غير المصرح به أو خروقات البيانات.

تطوير وتنفيذ وتحديث السياسات والإجراءات بانتظام لأرشفة وحفظ الوثائق، وضمان الامتثال لمتطلبات التوثيق القانوني ومعايير الصناعة.

إجراء عمليات تدقيق منتظمة للأرشيفات القانونية للتحقق من دقة واكتمال وسلامة السجلات المخزنة، والتنسيق مع الفريق القانوني لتحديد أي مستندات مفقودة أو ضرورية والحصول عليها.

القيام بأنشطة أخرى عند الحاجة

متطلبات الوظيفة

خبرة لا تقل عن1 سنوات في مجال ذو صلة

يفضل درجة البكالوريوس في مجال ذو صلة أو ما يعادلها