Office Assistant

🌐 Over Ons

Optimile ontvouwt de toekomst van mobiliteit met ons innovatieve Software as a Service (SaaS)-platform. Vanuit het hart van Gent breiden we onze voetafdruk uit over zes landen, beheren we meer dan 480.000 laadpunten en zetten we sterk in op de elektrificatie van vervoer. Met de kracht van BNP Paribas Fortis en AG Insurance achter ons, zijn we klaar voor een elektrische toekomst

Ben je op zoek naar meer dan alleen een job, maar naar een omgeving waar jouw talenten worden erkend en gewaardeerd? Dan ben je bij Optimile aan het juiste adres.

✨ Waarom Optimile NV?

1. Een uitdagende reis: Bij ons ben je geen cijfer, je bent een essentieel onderdeel van ons succesverhaal. We bieden een dynamische omgeving waarin je voortdurend wordt uitgedaagd om je grenzen te verleggen en je vaardigheden te ontwikkelen.
2. Een community van ontwikkelaars en innovators: Je stapt binnen in een gemeenschap van gelijkgestemde individuen die gedreven worden door creativiteit, innovatie en samenwerking. We moedigen binnen Optimile een cultuur van openheid en diversiteit aan, waar iedere stem wordt gehoord en gewaardeerd.
3. Interessant loonpakket: Bij Optimile bieden we meer dan alleen een salaris. We bieden een scala aan voordelen en kansen die verder gaan dan de traditionele arbeidsvoorwaarden. Leuke collega’s, een coole dynamiek en het gevoel van echt werken in een divers en inclusief team.
4. Een levenslange connectie: HQ in Gent is meer dan alleen een werkplek. Het is een plaats waar je de kans krijgt blijvende relaties op te bouwen. Of het nu gaat om onze teamuitjes, bedrijfsevenementen of gewoon een praatje bij de koffieautomaat, je zal al snel ontdekken dat je hier meer hebt dan alleen collega’s.

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste Office Assistant die ons team komt versterken. Ben jij diegene die altijd het overzicht kan bewaren en ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt?

Lees dan zeker verder!

💻 Jouw rol en verantwoordelijkheden

Als Office Assistent ben je een belangrijke spil van ons kantoor. Je begint je dag met het beheren van de inkomende en uitgaande correspondentie waaronder e-mails, brieven en pakketten. Daarnaast is de admin-mailbox jouw domein en zorg je ervoor dat alle berichten op tijd worden behandeld of doorgestuurd.

Op het gebied van kantoorbeheer ben jij onze go-to person. Je bestelt en beheert alle kantoorbenodigdheden en apparatuur. Alle voorraad wordt altijd tijdig aangevuld, waardoor niemand op HQ dorst of honger hoeft te lijden. Ook coördineer je het kantooronderhoud en eventuele reparaties en houd je toezicht op de netheid en orde van het kantoor.

Wanneer bezoekers langskomen ben jij het eerste aanspreekpunt. Je verwelkomt hen hartelijk en voorziet ze van een lekkere tas koffie.

Je ondersteunt ons team op verschillende vlakken. Voor team Finance verwerk je oa. de onkostendeclaraties en andere financiële documenten, voer je kleine juridische taken uit zoals het beheer van verzekeringen, huur en publicaties, voer je gegevens in en werk je deze bij in diverse administratieve systemen. Daarnaast verwerk je financiële support issues en beheer je de financiële mailbox die verantwoordelijk is voor de opvolging en herinneringen van openstaande facturen.

Ook team HR kan extra ondersteuning gebruiken. Daar zijn fleet management, invoices van onze freelancers en praktisch managen van onze office kalender taken die ook tot jouw pakket zullen behoren.

Wij bieden een afwisselende en dynamische werkdag aan. Flexibiliteit is een van onze kernwaarden, hoewel we idealiter onze Office Assistant dagelijks bij ons op HQ willen hebben, kunnen we onderling wel afstemmen hoe we een ideale work-life-balance kunnen creëren. De functie is een fulltime tewerkstelling aan, met een minimum van 4/5.

🔎 Jouw DNA matcht met ons als je over volgende competenties beschikt:

• Organisatievaardigheden: je kan goed plannen en prioriteiten stellen om ervoor te zorgen dat alle taken op tijd en efficiënt worden uitgevoerd.
• Communicatievaardigheden: je kan duidelijk en vriendelijk communiceren, zowel mondeling als schriftelijk, met collega’s, bezoekers, …
• Proactiviteit: je wacht niet af, maar durft zelf initiatief te nemen om problemen op te lossen en verbeteringen door te voeren.
• Multitasking: je kan meerdere taken tegelijkertijd beheren zonder het overzicht te verliezen.
• Nauwkeurigheid: je werkt zorgvuldig en let op details, vooral bij het verwerken van de administratieve en financiële documenten.
• Flexibiliteit: je kan je gemakkelijk aanpassen aan veranderende omstandigheden en nieuwe taken.
• Basiskennis IT: je hebt basisvaardigheden in het gebruik van MS Office en bent bereid om nieuwe administratieve systemen te leren gebruiken.

Voel jij, na het lezen van deze vacature, het kriebelen om de versterkende administratieve factor van onze onderneming te worden? Ben je de veelzijdige en georganiseerde Office Ninja die wij zoeken? Solliciteer dan nu en word een onmisbare schakel in ons team.

🚀 Neem de sprong!